#111 - Eventmanagement: Was wirklich hinter einem erfolgreichen Event steckt

00:00:00: Hi Toni, so du hast heute einen wundervollen Hintergrund hinter dir.

00:00:04: Wo

00:00:04: bist du denn gerade?

00:00:05: Ich bin grade auf Nordsypern!

00:00:07: Und was genau machst Du hier auf Nord-Sypern

00:00:09: Urlaub?!

00:00:10: Nein also man könnte denken ist es Urlaub.

00:00:12: aber tatsächlich begleite ich ein Event hier weil ich auch Eventmanagement mit Social Media anbiete und ja das mache ich hier grad auf Nord Sypern Werden jetzt gerade die letzten Tage ein richtig richtig schönes Event was sich organisieren, managen und strukturieren durfte und ich liebe das einfach.

00:00:26: Wie genau kann ich mir das vorstellen, wenn du ein Event im Ausland managt?

00:00:31: Was genau gehört da alles dazu?

00:00:33: Tatsächlich alles.

00:00:35: Von Anfang bis Ende von der Organisation und von davor die Ideenfindung.

00:00:40: erstmal was wollen wir machen wie viele Menschen mal wieder bei haben, was ist das Thema darüber?

00:00:45: dann halt einfach zu besprechen was soll es für Ausflugsziele geben wohin soll Wohin gehen wir essen?

00:00:52: Was sind das für Restaurants eher so kleinere, größere Luxusrestaurant.

00:00:58: Dann halt auch die Besprechung von den Tagen.

00:01:00: was für Programm machen wir in den Tagen?

00:01:01: wie sehen die Tage aus?

00:01:03: dann eben alles vor Ort zu klären dass alles reserviert ist Dinge im Hotel richtig gut laufen, dass alle Flyer vorbereitet sind.

00:01:12: Alle Dinge die ausgelegt werden, das einfach für die ganze Struktur, die ganze Planung hundert Prozent steht dann natürlich auch vor Ort das Begleiten Entweder von mir selbst oder auch mit meinem Team gemeinsam, dass wir da eben auch so auch schon mediamäßig mit on tour sind.

00:01:26: Dass wir also den ganzen Tag mitschneiden und dass wir viele Dinge haben für die Story, die man reinladen kann.

00:01:32: Viele Videos, viele Bilder, viele Mitschnitte, das eben auch die Teilnehmer-Mitschnitte haben vor dem Tag, die sie abends in die WhatsAppgruppe kommen.

00:01:39: Also Backcommen!

00:01:40: Und die WhatsApp-Gruppe ist auch noch mit dabei, die ich dann immer ein bisschen manager, wo dann alle Informationen davor reinkommen.

00:01:45: was musst du mitnehmen?

00:01:46: So eine Packliste, wie ist das Wetter... damit die Menschen alle Informationen bekommen, dass alle Fragen beantwortet werden.

00:01:54: Ja, ist halt dann in meinen Händen sage ich mal so.

00:01:57: Dann eben auch vor Ort die Begleitung und Betreuung.

00:02:00: wann geht es wohin?

00:02:01: Wann sind die Taxen da?

00:02:02: Wohin kommen die Taxien?

00:02:03: Die ganze Organisation mit den Taxen?

00:02:06: Dann eben doch mit den Leuten vor Ort.

00:02:08: Wann gehen wir in welches Restaurant?

00:02:09: passt das von den Personenzahlen passen?

00:02:11: Wenn wir vielleicht für einen Eherkommen oder wenn irgendwelche Dinge sind dass ich wirklich mit allen Menschen im Austausch

00:02:15: bin.

00:02:16: Dass sozusagen die Person die das Event leitet sich gar nicht auf sowas konzentrieren muss und einfach vollen Fokus für die Teilnehmer hat oder für ihr Programm einfach Ja, alles organisatorisch da bei mir liegt.

00:02:27: Ob das dann halt Absprache ist wie viele Menschen zum Mittagessen kommen?

00:02:30: Wer sich Massagen buchen will?

00:02:32: Wer irgendwelche Coachings hat irgendwelchen Termine dass es dann halt alles mit dabei und dann eben auch so wenn wir Videos machen unterwegs oder auch eben beim Seminar dass die Videos dann auch geschnitten werden und an die Personen geschickt werden Das ist halt alles rund um mit dabei.

00:02:48: Ist es dann so, dass du vorher... ich sag jetzt mal in Deutschland, Österreich, Schweiz wo auch immer deine Kunden sitzen.

00:02:54: Dass du mit denen vorher schon den Budget für die Reise festlegst, weil wie ich das gerade gehört habe ist das ja echt viel was man da auch planen kann und was man unternehmen kann?

00:03:01: Ist es so dass du vorher gesagt bekommst so und zuviel würde ich gerne Kunden klienten, was auch immer ausgeben und du anhand dessen dann die Ausflüge planst?

00:03:11: Kommt darauf an.

00:03:12: Es endet wieder so rum dass sie Kunden sagen das Budget ist da weil die Menschen das und das zahlen weil der Preis schon fix ist zum Beispiel.

00:03:19: Dann weiß ich okay das und Das kann halt so uns viel kosten.

00:03:22: drüber darf es nicht sein.

00:03:24: Es gibt aber auch die Kunden die halt sagen sag mir erst mal was das alles kostet wenn wir das machen weil ich habe dir und die Vorstellung dann rechnen wir das alles zusammen Und dann machen wir sozusagen die Kosten auf Listungen schauen die okay wie viel darf dann das ganze event, das ganze retreat oder die masterclass oder was auch immer kosten damit es halt kostendeckend ist und aber trotzdem ein bisschen etwas übrig bleibt.

00:03:47: übrig bleiben dann, falls man spontan noch einen Ausflug machen möchte oder ähnliches?

00:03:51: Nee einfach für sich dass man halt nicht so plus minus null aus der ganzen Sache rausgeht sondern man macht das ja weil es Spaß ist und man darf natürlich auch was für sich haben.

00:03:59: Und das ist halt so.

00:04:00: das was viele Menschen dann oftmals vernachlässigen weil sie dann halt die Kosten nicht im Blick haben oder halt irgendwelche anderen Dinge nicht im blick sind oder irgendwie doch irgendein Restaurant dann doch mehr kostet als davor geplant oder eine Taxifirma die vielleicht nicht zuverlässig ist einfach gezahlt werden muss oder angerufen oder organisiert werden muss.

00:04:20: Das spielt da alles mit rein und das darf halt einfach klar

00:04:22: sein.".

00:04:23: Wie sieht so Restaurantplanung aus?

00:04:25: Planst du dann vorher mit den Kunden schon, du nimmst jetzt zehn Teilnehmer mit – das könnte in dem Restaurant so und so viel kosten oder wie darf ich mir das

00:04:33: vorstellen?".

00:04:34: Genau.

00:04:34: Also man kann, also nicht jeder Kunde will das halt so in das Detail aber ich mache das halt vor allem mit so Retreats ins Ausland sind wo ja der Kunde selber nicht oft weiß wie viel kostet es da und da?

00:04:43: Es gibt ja meistens online Speisekarte wo man halt auch die Preise schon einsehen kann, wo ich dann halt auch wirklich grob überschlagen und sage Soviel könnte es pro Person sein.

00:04:54: du solltest also an dem Abend mit dem und dem rechnen weil man weiß ja nicht ganz genau was die Menschen essen.

00:04:59: zum Beispiel aber jetzt auch nur Zypern ist es halt so dass viele Menschen einfach hingehen und halt ihre Speisen machen.

00:05:06: Es gibt dabei auch Fixed Menus zum Beispiel, wo du halt einfach viel zu essen auf den Tisch bekommst.

00:05:11: Und dann musst du gar nicht jedem einen eigenen Speise geben.

00:05:13: das ist dann halt auch so.

00:05:14: die Frage willst du das oder willst du dass?

00:05:16: Zum Beispiel habe ich auch auf Griechenland schon viele Events gemanagt und da es halt auch der gibt es halt so, dass man sagen kann jeder bestellt sich sein eigenes Essen oder man macht eine Auswahl an Vorspeise und Auswahl am Hühnchenfisch und keine Ahnung was man halt auf dem Tisch haben möchte.

00:05:33: Preise dann natürlich.

00:05:34: Ja, das heißt es ist auch am besten wenn du vor Ort mit dabei bist.

00:05:40: Ja, also ich finde es halt immer cool.

00:05:42: Es ist kein Muss.

00:05:42: natürlich kann ich das auch von der Ferne managen sozusagen aber Ich bin auch super gerne in der energie Auch mit vollem fokus dabei und wenn ich halt auch einfach Mit meinem team oder auch alleine Videos von dem tag machen möchte dann ist es ja Natürlich gut wenn ich vor Ort bin Und bisher war ich eigentlich bei fast allen events Dabei die ich auch gemanagt habe weil es halt einfach nicht nur Die organisation davor und danach ist sondern halt eigentlich wirklich Das größte halt vor ort ist dann wirklich sonst die Kunden manchmal dastehen und denken Scheiße, was ist jetzt?

00:06:13: Und welches Taxi und welche Nummer und wo ist das Restaurant?

00:06:16: Wo muss ich hin?

00:06:17: Weil du hast als Event-Lieder sag' ich mal so.

00:06:21: Da ist die Person, die das halt macht, das Event gar nicht die Zeit zu gucken.

00:06:24: Wo ist das restauranten Wo kommt das Taxi?

00:06:27: und dann halt noch Dinge nebenbei zu klären?

00:06:29: Also, das kann ich aus Erfahrung berichten.

00:06:31: Das ist ein bisschen viel.

00:06:32: also Ich bin schon glaube ich bei so einem Event glaube ich nicht sondern weiß ich Bin den ganzen Tag und tue den ganzen tag beschäftigt habe kaum Zeit für mich so in dem Moment Und deswegen glaube ich Nicht dass das jemand einfach so managen könnte wenn er halt will.

00:06:44: dass das event halt hundert prozent rund ist

00:06:49: Kann ich jetzt aus dem, wie ich dich beobachtet habe die letzten Tage auf jeden Fall bestätigen?

00:06:52: Und es ist deutlich entspannter wenn da jemand ist der sagt hier wir sind acht zehn und dreißig beim Taxi.

00:06:58: Dann fahren wir essen und dann geht's wieder zurück.

00:07:00: also das ist schon

00:07:01: ja auch nicht nur dass dann halt die Organisation du bist dann da sondern auch gucken ist jeder da Wenn nicht jeder da ist, wer fehlt?

00:07:10: So dann die Person zu kontaktieren.

00:07:12: Dann aber auch zu schauen okay wie wo was läuft.

00:07:15: Dann halt auch wieder wenn wir irgendwo ankommen zu sagen ey dann und dann sind wir hier am Treffpunkt wieder alle durchzählen.

00:07:20: also du zählst keine Ahnung wie oft am Tag die Menschen.

00:07:23: Weil dann immer denkst hab ich jetzt alle.

00:07:25: Ich habe mittlerweile wirklich schon so eine Liste wo ich mir den Namen abhake auch immer damit ich halt auch immer weiß der und er ist auch wirklich da.

00:07:31: Und ja, das ist halt auch wichtig und das unterschätzt man auch.

00:07:34: Weil so Menschen zählen, braucht auch schon gut Zeit!

00:07:37: Und in der Zeit wo ich zum Beispiel Menschen zahle, ob die alle im Taxi oder im Bus sind kann halt die Person, die hat das Event führt sich haben andere Dinge kümmern Gespräche führen oder Stories machen oder für die Menschen da sein Fragen beantworten.

00:07:52: Und zur Ausflüge, wie sieht das bei dir aus im Vorhinein?

00:07:55: Fährst du dann selbst auch mal an den Ort wo das Event stattfindet.

00:07:59: Schaust ihr das an oder machst du es

00:08:01: online?

00:08:02: Ich mache das tatsächlich online außer wenn's bei mir in der Nähe ist weil ansonsten dürfte dasselbe Kunde auch dann Zahlen vorab.

00:08:08: Wenn sich das ein Kunde wünscht.

00:08:09: natürlich bin ich letztens die Sackne mach' ich nicht aber es reicht aus, wenn du halt davor alles online machst.

00:08:15: Also ich war jetzt hier auf Notzübern und bin zum Beispiel schon mal da vorhin geflogen um einfach auch so paar Restaurants selber zu testen ein paar Ausflugsorte zu testet.

00:08:23: das mache ich schon gerne.

00:08:25: aber ansonsten wenn es jetzt irgendwo ist wo man wirklich einsehen kann wie sind die Rezension was für Feedback gibt Bilder halt auch hat, deswegen ist Social Media so wichtig.

00:08:36: Wenn man dann Restaurants hat die auf Social Media sich passen kannst du dir schon selber ein Bild machen und ich gucke mir solche Dinge wenn ich nicht vor Ort bin davor.

00:08:44: Auch immer halt so an dass ich das halt auf der Karte sehe.

00:08:47: Ich lese mir auch wirklich Rezension durch, ich guck mir die Speisekarte an.

00:08:50: Ich gucke auf Social media, ich kucke nach Videos und deshalb finde ich Social Media unglaublich wichtig und ich seh das auch mal wieder in den meisten Restaurants oder so die auf social media vertreten sind wo ich halt auch weiß da gehen viele Menschen hin und viele Menschen sind sehr happy damit oder auch in Ausflugsorten.

00:09:07: Ja, das stimmt.

00:09:09: Übernimmst du dann beim Eventmanagement auch das Social Media für deine Kunden?

00:09:14: Oder ist es so dass du nur das Event an sich managest und nur das event an sich ist ja schon echt eine große Aufgabe?

00:09:21: hast du dann zusätzlich noch diesen social media Aspekt mehr drin?

00:09:25: Das ist halt so diese Verbindung weil ich finde Super schade, wenn Menschen irgendwo hinreisen.

00:09:30: Aber das für Social Media auf Kamera nicht festhalten und oftmals machen viele Menschen Werbung für irgendwas sagen okay wir fliegen da unterhin und sagen dann so ja ich habe nur fünf Leute es lohnt sich nicht da noch jemanden mit hinzunehmen der das Event Manager oder so.

00:09:43: auch wenn ich jetzt nicht das Event Managen würde wäre es trotzdem sinnvoll die man dabei zu haben dass alles filmmäßig festhält.

00:09:50: Ich hatte zum Beispiel auch mal eine Reise da war ich mit einem Kunden auf Mallorca Mit seinen Kunden also den ganzen Teil Und da habe ich das Event nicht davor gemanagt und organisiert, sondern ich war nur vor Ort gebucht als Social Media Managerin sozusagen.

00:10:04: Dass ich halt wirklich von vorne bis hinten das ganze Event aufgenommen habe für den Kunden Stories hochgeladen habe aber eben auch Videodrehs gemacht habe mit den Teilnehmern vor Ort dass die in die Sichtbarkeit kommen Aber eben doch einfach so die ganzen Ausflüge gefilmt haben weil die meisten Menschen die irgendwelche Events planen irgendwelchen Retreats Masterclass oder was auch immer Haben das ja nicht vor nur einmal zu machen sondern sie wollen es ja dann wieder machen.

00:10:28: Und deswegen ist es halt cool, wenn du beim ersten Mal direkt jemand auch dabei hast der das aufnimmt damit du dann eben auch Material hast wo du Werbung machen kannst mit Social Media Videos zusammenschneiden wo andere Menschen sehen oh krass geil.

00:10:40: wann bin ich da eigentlich dabei?

00:10:43: Weil nur wenn das nach außen getragen wird kannst Du ja den Menschen sagen oder vor allem zeigen, was hier gerade schön ist passiert.

00:10:51: Und ansonsten wenn das nicht der Fall wäre dann wären es halt nur die Menschen, die hier sind als Teilnehmer.

00:10:56: Die werden in dieser geilen Energie, die würden das alles mitbekommen.

00:10:59: In anderem Außen bekommt vielleicht gar nichts mit, dass es so etwas gibt und deswegen mache ich das halt dazu und kombiniere das.

00:11:06: Wie gesagt, entweder fliege ich alleine hin oder fahrt alleine hin je nachdem wo's ist.

00:11:10: Ich mach da alles vor Ort oder ich nehme noch eine Person von meinem Team mit, die sich um die Videoaufnahmen kümmert.

00:11:18: Wie können denn jetzt Menschen, die da vielleicht auch Interesse haben zu dir kommen und fragen ob du mal deren Event managed?

00:11:25: Also tatsächlich einfach gerne mit jeder Anfrage zu mir, egal ob das jetzt hier ein Kommentarform ist unter diesem Video oder wirklich auf socialmedia-coach.tonysu mehr einfach in der Nachricht schreiben.

00:11:37: Oder auch meine Webseite www.toni-zu.de Kann man einfach anschauen und kann sich den Termin buchen.

00:11:42: Man findet meine E-Mail Adresse also ihr könnt mir auch E-mail schreiben.

00:11:46: Es gibt ganz viele Wege.

00:11:48: Okay super Ich sehe alles

00:11:51: Sehr schön!

00:11:52: Ich würde sagen dann warst du es erstmal von mir aus.

00:11:54: Freut mich sehr, diese Location ist einfach wunderschön.

00:11:57: Man sieht das du richtig glücklich bist vom Event und ich würde sagen dann hören und sehen wir uns beim nächsten

00:12:03: Mal!